Com várias equipas, cada uma feita à medida de cada participante, a Web Summit e os seus 150 trabalhadores estão agora totalmente focados em Lisboa. A maior delas é a equipa de produção, ou Live Events Team, e tem 30 elementos, entre gestores e coordenadores, todos de armas e bagagens na capital portuguesa para 'dar o litro' no maior evento de tecnologia e empreendedorismo no mundo, que decorrerá em Lisboa, de 7 a 10 de novembro.

“Um gestor do evento percorre, em média, durante os quatro dias uma distância de 92 quilómetros só no recinto. Com um evento desta envergadura, os gestores do evento passam muito tempo a andar”, disse em entrevista à agência Lusa o Head of Strategic Communications (responsável pelas Comunicações Estratégicas) da Web Summit, Mike Harvey.

A distância é também sensivelmente a mesma que um futebolista corre num total de dez jogos, neste caso “uma corrida” para montar toda uma produção ao vivo, desde os palcos, à luz, ao áudio, às comidas e bebidas, até ao ‘carpeting’ (colocação de carpetes e tapetes), entre muitas outras coisas.

“Estas são as pessoas que, mais do que qualquer outra equipa, passam muito tempo em Lisboa e passaram ainda mais no último mês, a falar com fornecedores, com as entidades locais, a resolver questões do espaço. São elas que constroem as infraestruturas dentro da FIL (Feira internacional de Lisboa) e do Meo Arena”, detalhou.

Como Mike Harvey conta, esta é uma "equipa experiente” e habituada “a mudar de casa, a aterrar numa cidade estrangeira, montar um evento e depois fazer as malas, empacotar tudo e partir”, pelo menos quatro vezes por ano para ajudar a nascer o Collision, em Nova Orleães (Estados Unidos), o RISE, em Hong Kong, e o MoneyConf, em Madrid, e agora a “bandeira”, a Web Summit, que veio de Dublin para Lisboa.

"Quando se trata de montar um evento, as pessoas trabalham mesmo muito e as horas podem ser verdadeiramente longas. Nesta fase, trabalham tanto quanto o necessário, muitas horas”, disse Mike Harvey, destacando o trabalho de toda a equipa da Web Summit em geral. Com a média de idades a rondar os 20 e poucos anos, é a partir de uma antiga estação de elétricos no sul de Dublin, que a equipa orquestra todo o evento, subdividindo-se em várias equipas responsáveis por “todos os tipos de participantes”.

Entre elas estão as equipas das ‘startups’ (empresas em início de atividade), dos oradores, dos investidores, dos parceiros, grandes marcas e patrocinadores, dos media, responsáveis pelos conteúdos, 'marketing' e 'website', dos engenheiros que desenvolveram a ‘app’ (aplicação), a financeira, entre outras.

“No caso da equipa das ‘startups’, recebemos muitas solicitações, dizemos-lhes como se têm de preparar, enviamos vídeos sobre como devem falar com investidores ou com os media. Outra equipa está focada nas ‘Office Hours” (Horas de Escritório), responsável por pré-organizar e facilitar a realização de mais de 2.000 sessões de 15 minutos onde investidores se reúnem com ‘startups’, assegurando que todos ficam satisfeitos”, adiantou Mike Harvey.

Há também a equipa para garantir que os oradores estão devidamente preparados antes de subirem ao palco e a equipa que trata dos jantares dos oradores, “para assegurar de que estes correm bem, que toda a gente aparece e que os oradores se encontram uns com os outros, que recebem as suas bebidas, e que, quando termina este evento, se mudam para outro evento de ‘networking’ [contactos] durante a 'Night Summit'”.

E, tal como em qualquer outra ‘startup’, disse também, os fundadores da Web Summit “trabalham mesmo muito”: “Todos têm a sua área de ‘expertise’ [conhecimento], o Paddy [Cosgrave] é o CEO [presidente executivo], o David [Kelly] é o responsável pela área financeira e dos parceiros e o Daire [Hickey] pelos oradores e media".

Numa organização em que o dia típico de trabalho é uma combinação de reuniões, ‘conference-calls’, milhares de 'emails' e centenas de solicitações, “não interessa à equipa onde se está, tudo se trata de garantir que todos têm a melhor experiência possível".

“A maior lição que retiro dos últimos anos é que apesar da escala da Web Summit ser muito maior, temos de continuar a entregar uma experiência única e pessoal”, concluiu Mike Harvey.