Com as mais recentes notícias sobre o surto do novo coronavírus, foram muitas as empresas que optaram por mandar os seus trabalhadores para casa e, aparentemente, esta será a sua realidade por tempo indeterminado. Isto leva a que muitas dessas empresas recorram ao teletrabalho para manter a sua produtividade.

Apesar da crescente tendência para o trabalho remoto nos últimos anos, e de este ser já um conceito bastante familiar, grande parte das empresas ainda não adotou esta forma de trabalho, ou pelo menos, não de forma regular. Por isso, ter uma equipa inteira a trabalhar de casa leva a que seja necessária uma readaptação. Trabalhar de casa não é o mesmo que trabalhar num escritório.

Comunicação

O primeiro passo e, provavelmente o mais importante, é garantir que há uma comunicação fluída e clara. Para equipas habituadas a trabalhar no mesmo espaço físico, o acesso a recursos, a informação ou mesmo às interações que normalmente utilizam para terminar as suas tarefas pode ser um desafio quando o trabalho é feito de forma remota. Felizmente, nos dias de hoje, a tecnologia permite-nos já a utilização de várias ferramentas para minimizar o impacto. O Slack, plataforma de mensagens instantâneas, combina a comunicação com a colaboração, já que permite a organização da comunicação por temas e/ou projetos.

Numa situação de trabalho remoto, é importante a comunicação pessoal, pelo que nunca é demais recomendar o Google Hangouts ou o Zoom, ferramentas gratuitas que permitem a realização de videoconferências, de forma segura e sem falhas, por vários utilizadores.

Nesta situação, não só é importante disponibilizar meios para que as equipas comuniquem entre si, como é importante ouvir os trabalhadores individualmente, de forma a certificar que têm tudo aquilo que necessitam e que mantém a energia necessária para a sua produtividade. Mais importante ainda, é também que ouçam os seus líderes, especialmente numa situação de impacto económico como esta, pelo que se recomenda manter as linhas de comunicação abertas, honestas e amplas.

Expetativas e Objetivos

É mais comum do que se possa pensar ter trabalhadores para quem não é claro aquilo que se espera deles, sendo que tal pode piorar se forem enviados para casa sem qualquer orientação. Assim, é muito importante que seja comunicado a cada trabalhador, com clareza e precisão, quais os seus objetivos a curto e a longo prazo. A Ana vai fazer X, em Y duração de tempo, O André vai fazer Z, até dia W. Quanto mais detalhe melhor.

Ora, para garantir detalhe e clareza nas tarefas, há ferramentas que podem ajudar.

Para gestão de projetos e distribuição de tarefas, ferramentas como o Trello, Monday, Asana ou Microsoft Teams são plataformas de fácil utilização. Com exceção do Monday, todas disponibilizam versões gratuitas que incluem já alguns instrumentos úteis na gestão de equipas, tais como gráficos Kanban (muito utilizados para ter uma visão geral de projeto), notificações, sub-tarefas, etc.

Outras Ferramentas

Há ainda muitas outras ferramentas que podem agilizar o trabalho, quer em equipa, quer individualmente. Para a partilha de documentos, Google Drive, Dropbox ou OneDrive são boas opções.

Para organizar o trabalho individual, existem também várias aplicações para lista de tarefas e gestão de tempo tais como a Todoist ou a IDoneThis. Adicionalmente, e porque estando em casa, pode ser mais difícil separar o trabalho da vida pessoal e manter um ritmo saudável e equilibrado, há também uma app que pode ajudar a esse respeito: Take a Break, Please.

Regras

Nem só de ferramentas, tarefas e comunicação se faz uma equipa remota. É necessário manter algumas regras e que estas sejam de conhecimento geral, não só da equipa como de potenciais parceiros.

O horário deve ser definido previamente, de modo a garantir que se possam coincidir disponibilidades e que estas sejam do conhecimento geral. Ainda assim, devem ser disponibilizados contactos para o caso de haver alguma emergência.

Um calendário de comunicações regulares deve, também, ser definido previamente. A realização de reuniões de equipa diariamente ou a cada dois dias, dependendo da necessidade de interação, é uma prática aconselhável.

Por último, importa também não esquecer que, regra geral, as pessoas oferecem alguma resistência à mudança, pelo que é possível que necessitem de algum tempo de adaptação a este novo paradigma. Ainda assim, vários estudos comprovam que o trabalho remoto pode melhorar níveis de produtividade e empenho, pelo que, através da implementação destas medidas, é possível manter ritmos de trabalho.

O importante, agora, é seguirem-se as precauções recomendadas pelas entidades de saúde: fiquem em casa e lavem as mãos.

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Um artigo do parceiro

No seguimento da propagação da pandemia do novo coronavírus, muitas empresas tiveram que tomar medidas relativamente à forma como iriam passar a operar. O trabalho remoto passou a ser uma realidade e a organização à distância tornou-se num desafio para muitas empresas do nosso país. Neste contexto, a Startup Portugal une-se ao SAPO 24 e ao The Next Big Idea numa parceria em que, através de uma série de artigos, procurará dar o seu contributo para ajudar as empresas, startups e empreendedores neste período desafiante.