O que implica a Web Summit que nenhum outro evento implica?

Por muito simples que pareça: a complexidade dos circuitos por onde cada pessoa pode andar. Num concerto, por exemplo, “o circuito de um artista é logo à cabeça único: chega, vai para o camarim, sobe ao palco, volta ao camarim e vai-se embora”. Na Web Summit, no mesmo espaço circulam: políticos, oradores “cabeça-de-cartaz”, investidores, público em geral, estudantes com bilhete exclusivo para determinadas zonas, imprensa… Isso implica, por exemplo, que a organização da Web Summit tenha equipas só para fazer um acompanhamento individualizado dos oradores, desde que chegam até que se vão embora.

O que inspira mais cuidados: as Marchas Populares ou a Web Summit?

As Marchas Populares na Altice Arena, onde os bairros lisboetas todos os anos em junho desfilam dias antes de descer a avenida, são consideradas um dos eventos mais delicados, por causa das “claques”, do "bairrismo puro". Estão em causa grandes “rivalidades”, confirma João Amorim, e isso implica um nível de segurança elevado. Mas os públicos “não são equiparáveis”, continua. Na Web Summit, a questão é mais a de haver quem se queira “infiltrar” para “ter acesso à comida, ao bar aberto, para conseguir chegar à fala com alguém de quem é fã”. Para além disso, também a presença de figuras de renome nacionais e internacionais — “Tony Blairs da vida” — exige um nível de segurança apertado. Ainda assim, a Web Summit não é o evento que implicou o maior controlo de segurança. Sabe qual foi? A Eurovisão (em 2018).

Numa cimeira que move milhões há outros números que ajudam a contar a história

237 tanques

A compor a decoração do palco principal

4 dias

Para a montagem da Web Summit na Altice Arena - e um para desmontar

11.000 cadeiras

Lugares sentados para assistir às conferências no Centre Stage (e uma plataforma com 40 lugares para pessoas com mobilidade condicionada junto ao palco)

6 teras

Quantidade de dados transferidos no primeiro dia completo do evento, 5 de novembro

1.000 focos de luz

A iluminar a arena

E se houver um temporal? Simulando cenários de crise

Ou se uma estrutura cair? Uns meses antes do evento, a organização da Web Summit junta as várias equipas e antecipa situações de crise. “Eles inventam um cenário e lançam à discussão das pessoas intervenientes nas diferentes áreas”, explica João Amorim, enumerando as equipas: gestor de evento, responsável pelo Centro de Controlo e Operações, polícia, bombeiros, assistência médica… A hipótese do terrorismo “faz obviamente” parte destes cenários.

O maior susto

“O maior susto foi quando me disseram que iam ficar cá dez anos”, desatou-se a rir, em jeito de brincadeira, João Amorim. Já mais a sério, apesar de às vezes haver ocorrências que no momento preocupam bastante — o responsável não concretizou —, a maioria acaba por se resolver sem consequências  de maior. As equipas já têm muito “sangue frio” e muitas vezes o público até nem se apercebe das situações.

O que é nacional é bom

"Cerca de 95% do que é montado" na Altice Arena para a Web Summit tem origem em fornecedores locais. A nossa “qualidade é boa” e “eles mantêm praticamente todos os fornecedores desde a primeira edição”, diz o gestor do evento. Audiovisuais, mobiliário, decoração, segurança, materiais promocionais, elementos do palco… Quase tudo é feito por empresas portuguesas. Só não lhes toquem nos bidões do palco! Esses são deles.

Para a Web Summit estar em altas, há quem tenha de fazer rapel

Não sei se já alguma vez olhou para cima dentro da sala principal da Altice Arena. Se nunca o fez, convido-o a fazê-lo. Vai ver que lá em cima, bem junto ao teto, há uma espécie de corredores em madeira. Para montar o equipamento de som e luzes, às vezes é necessário subir a esses passadiços e daí descer, em rapel, até às estruturas metálicas onde é suspenso o material — ainda assim, a maior parte do tempo os trabalhos são feitos de baixo para cima, com plataformas elevatórias.

São gurus da tecnologia, mas não resistem aos nossos encantos

Ao fim de quatro edições, há laços de amizade que se criaram. “E isso também ajuda a que eles se sintam bem aqui e queiram cá ficar”, acredita João Amorim. “Há duas ou três pessoas da equipa do Web Summit com quem me relaciono desde o primeiro momento. Hoje em dia a nossa convivência vai muito além de reuniões de trabalho e de preparação do evento”, conta. Amizades à parte, o gestor do evento sublinha a importância das relações humanas no trabalho: “Não é só emails que enviamos. Apesar de ser uma cimeira tecnológica, com a Web Summit também resulta por esta via.

Pronto, está feito por este ano. Podemos descansar agora? Não!

“É nonstop. Não há praticamente período morto”, atira rápido João Amorim, para explicar que, assim que termina uma edição, se começa logo a preparar a seguinte. A Web Summit de 2019 acabou esta quinta-feira, dia 7. Nas próximas semanas fecham-se as contas e faz-se o debriefing deste ano. Em dezembro começa-se já a preparar 2020.

(Artigo corrigido às 09h31 de dia 11 de novembro - O Festival Eurovisão da Canção foi em 2018, e não em 2016)

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