Há seis meses, quando escrevemos sobre mandar equipas para casa por causa da pandemia, acreditávamos todos que esta seria uma situação temporária. Duas semanas, talvez um, dois meses. Atualmente, são muitas as empresas e instituições que, pela sua natureza, voltaram à normalidade, mas as diretrizes da DGS são claras: mantém-se o regime de teletrabalho para todas as funções que não exijam uma presença física. Na altura, debruçámo-nos sobretudo na tecnologia necessária para possibilitar o trabalho à distância. Mas agora que estamos perante uma situação de médio prazo, urge a adaptação noutros aspetos.

Um dos maiores desafios de qualquer é empresa, em qualquer altura, é o de gerir pessoas. Contudo, a verdade é que todos nós somos, tendencialmente, adversos à mudança. Isto torna a nova realidade de teletrabalho  um obstáculo à sua produtividade. Mas há formas de minimizá-lo e motivar equipas.

Criar uma estrutura eficiente

Durante a pandemia, foram muitas as empresas que tiveram que se reajustar, alterando serviços e produtos e/ou as tarefas de cada trabalhador. Em muitos casos, isto implica um levantamento de novas tarefas a desempenhar e uma definição de quem as desempenha e/ou quando.

Esta informação deve estar bem documentada, de forma a melhorar a comunicação interna, como a delinear objetivos claros para cada um.

Cultivar companheirismo

Com os tempos que se vivem atualmente, é importante reconhecer que são muitas as pessoas que poderão estar a sofrer pressões externas ao trabalho. Crianças em casa devido ao fecho de escolas, incerteza e insegurança profissional do próprio ou do cônjuge, preocupações com familiares próximos, entre outros, podem causar ansiedade e impactar a produtividade de cada um. Empatia é crucial nestes casos.  Tentar compreender e acomodar os obstáculos de cada um promove uma cultura de inclusão e um sentimento de segurança importantes para colmatar um sentimento de isolamento e aumentar motivação individual.

Oferecer apoio nos momentos mais desafiantes proporciona uma relação mais próxima que permite estar a par das diversas dificuldades, sejam elas profissionais ou não. Esta proximidade é essencial para garantir que cada equipa resolve os seus problemas de forma eficaz.

Incluir trabalhadores nas tomadas de decisão é outra forma de cultivar uma cultura de inclusão. Proporcionar um canal para que sejam ouvidos aqueles que operacionalizam muitas dessas decisões é sinal de reconhecimento e valorização. Sentimentos fundamentais para a motivação.

Criar novas rotinas

O que funciona num escritório não será necessariamente o que funciona quando se passa para um regime de teletrabalho. A rotina dos trabalhadores altera-se, as tarefas podem ou não ter que alterar-se para fazer face a diferentes contingências relacionadas com o negócio, perdem-se as pausas em grupo para o café, o ambiente de cada um, em casa, pode ser muito diversificado.

Estabelecer um horário crítico em que todos têm que estar online ou disponíveis é essencial, mas dar abertura para um horário flexível que acomoda as condições de cada trabalhador pode ser benéfico para a produtividade. Outra alternativa é estabelecer objetivos e datas limites, deixando que cada um gira o seu trabalho da melhor forma.

Comunicar de forma eficaz

A importância da  comunicação é referida sempre que se fala em relações humanas, sejam elas profissionais ou não. Parece óbvio e fácil, mas não é. Comunicar envolve mais que entrar em contacto. Reuniões diárias sem estrutura podem impactar negativamente a moral de um ou vários empregados, por vários motivos: por tratarem assuntos que não os impactam, porque uma reunião pode tornar-se confusa e mais cansativa se não for bem estruturada, porque uma videochamada exige um esforço maior de concentração que um contacto em pessoa.

É necessário manter com regularidade reuniões individuais, reuniões com subequipas e reunião gerais, com uma agenda clara e concisa dos tópicos que devem ser discutidos. Também remotamente se pode sucumbir ao cliché das reuniões sobre assuntos que podiam ser resolvidos com um e-mail e, embora reuniões através de videochamada ajudem a diminuir a distância, as mesmas devem ter pertinência para todas as partes.

É também importante manter os canais de comunicação abertos e garantir que qualquer trabalhador se sente confortável para falar quer com os seus colegas, quer com as chefias e uma das formas de incentivá-lo é garantir que as chefias verifiquem regularmente com os seus subordinados que dificuldades ou sucessos estão a experienciar.

Finalmente, uma comunicação transparente sobre a visão da empresa e os seus planos de médio e longo prazo são importantes para construir uma relação na base da confiança.

Capacidade de adaptação 

É importante assumir que aquilo que funciona para uns pode não funcionar para outros e que deve haver espaço para a tentativa e erro. Insistir numa estrutura que não funciona pode ser catastrófico para uma equipa e para a produtividade.

É necessário saber perceber o que está a funcionar e o que não está e também que os tempos que vivemos são incertos e as condições podem alterar-se: como tal, o que funcionou a determinada altura, pode rapidamente tornar-se obsoleto.

Assim, estar atento e perceber que algo não está a funcionar é crucial. Tem que haver capacidade e flexibilidade para mudar sempre que necessário. Os tempos assim o exigem.